Promozione

Con Promozione ci si riferisce all’insieme dei servizi offerti alle associazioni che vogliano far conoscere le proprie finalità associative, sensibilizzando la cittadinanza attraverso eventi, manifestazioni e incontri pubblici.

Le iniziative promozionali possono essere di diversi tipi (convegni, presentazioni, installazioni, mostre, flash mob, ecc). La manifestazione pubblica presenta la casistica più ampia di adempimenti, vincoli e difficoltà nei quali ci si può imbattere; di seguito trovate un breve promemoria delle varie fasi connesse alla progettazione e realizzazione di un evento pubblico.

BREVE VADEMECUM PER REALIZZARE UN EVENTO IN 10 PASSI

Se l’evento si svolge in un luogo o spazio pubblico:

E’ necessario comunicare all’ente territoriale competente la richiesta di occupazione, o uso, dello spazio e degli obiettivi dell’iniziativa, al fine di evitare sovrapposizioni con altre eventuali iniziative;

  • presentazione del programma ed eventuale richiesta dei patrocini
  • presentazione del piano safety e del piano security, se richiesti (vai al passo III)

Nel caso di occupazione di suolo pubblico: 

  • presentazione della relativa richiesta, corredata da planimetria redatta da un tecnico e certificazioni tecniche dell’allestimento
  • richiesta di eventuali chiusure al traffico; autorizzazioni al transito o sosta di automezzi per carico e scarico (es. passaggio nella zona Ztl); riserva di aree per la sosta di automezzi (es. pullman per disabili).

Il sistema a tutela dell’incolumità delle persone (safety) e dell’ordine e della sicurezza (security).
I piani safety e security si realizzano sulla base di un calcolo del grado di rischio a cui appartiene l’evento.

Tale calcolo si effettua tenendo conto di parametri prefissati di cui si deve tener conto: tipologia dell’evento, caratteristiche del luogo, numero e tipologia dei partecipanti, ecc. Ogni parametro da luogo ad un punteggio che classifica l’evento di tipo: basso, medio o alto rischio.

Questa classificazione ha conseguenze sulla previsione di presidi legati alla sicurezza: numero di estintori; numero di addetti alla sicurezza con formazione antincendio; tipologia di piano di emergenza/evacuazione (capienza e portata delle vie di fuga); presenza di automezzi antincendio.

Affissioni negli spazi comunali consentiti (Norme e benefici)

L’affissione di manifesti è possibile dopo aver ottenuto l’autorizzazione comunale, inviando all’ufficio preposto la relativa documentazione, e pagato la tassa sulla pubblicità. Se la manifestazione non ha scopo di lucro e gli organizzatori rientrano nella categoria degli Enti di terzo settore, è possibile richiedere l’esenzione o la riduzione della tassa sulla pubblicità.

Altri strumenti per la promozione

Locandine, brochure, depliant e volantini sono potenziali strumenti utili, insieme ai siti internet ed ai canali social, per promuovere un evento. (E’ possibile richiedere il servizio di assistenza grafica e stampa a CSV Lazio)

Uso dei loghi istituzionali

Gli enti istituzionali a cui viene indirizzata la domanda di patrocinio, forniscono le linee guida per il corretto utilizzo del logo: Queste andranno rispettate in tutti i materiali promozionali: manifesti, volantini, brochure, siti web, ecc.

La stipula dell’assicurazione della manifestazione è necessaria per la copertura dei danni eventualmente arrecati a persone e/o cose ed al patrimonio e al verde pubblico

Diritti Siae

In caso di pubblici spettacoli o intrattenimenti che prevedono la fruizione di opere protette dal diritto d’autore, va presentata richiesta di inizio attività. Per i vari tipi di enti non lucrativi sono previste condizioni di favore.

Somministrazione temporanea di alimenti e bevande

Va fatta una segnalazione certificata di inizio attività temporanea di somministrazione di alimenti e bevande (Scia). La durata della somministrazione temporanea non può essere superiore a quella della manifestazione. La richiesta va presentata presso lo sportello delle attività produttive di competenza.

Servizio di pulizia dell’area (contratto con l’Azienda municipale incaricata)

I soggetti organizzatori dovranno stipulare apposito contratto con l’ente o l’azienda preposta al fine di garantire la pulizia dell’area, dopo la manifestazione.

Preavviso alla Questura

In caso di evento in luogo pubblico o aperto al pubblico deve darne preavviso alla questura almeno tre giorni prima della data di inizio, compilando apposito modulo.
Il modulo per il preavviso di pubblica manifestazione è disponibile sul sito della polizia di stato.

L’impatto acustico

L’attività svolta deve avvenire nel rispetto dei limiti previsti dalla normativa vigente in materia di inquinamento acustico quindi può essere necessario richiedere il nulla osta di impatto acustico per l’autorizzazione all’esercizio di attività musicali a carattere temporaneo.
La domanda di autorizzazione opportunamente compilata va consegnata all’Ufficio Ambiente del Comune di Appartenenza.

Stand o gazebo: certificazione

In tema di strutture e allestimenti, tutto deve essere marcato CE. Gli stand o gazebo devono essere in materiale ignifugo ed essere corredati di proprio certificato di agibilità. È necessaria inoltre la certificazione di un tecnico abilitato che ne attesti il corretto montaggio.

Palco o pedana

I palchi o le pedane fino ad 80 cm di altezza devono essere certificati solo per calcolo di portanza e collaudabilità (la certificazione viene fornita dalla ditta che vende o noleggia).

Nel caso di altezze superiori agli 80 cm serve anche il certificato di corretto montaggio

Alimentazione di energia elettrica: allaccio alle centraline di erogazione pubblica/gruppo elettrogeno

L’erogazione di energia elettrica è necessaria per il funzionamento di diverse strumentazioni (luci, mixer, strumenti musicali). Si può ottenere affittando i gruppi elettrogeni o facendo una richiesta alle aziende erogatrici per l’allaccio alle centraline di erogazione pubblica.

Contenitori per la raccolta dei rifiuti

È importante, durante la manifestazione, munirsi di contenitori per la raccolta differenziata dei rifiuti.

Bagni chimici

Il numero dei bagni chimici cambia in base al numero di partecipanti e alla durata dell’evento.
Nel conteggio dei w.c. è opportuno prevedere un bagno per le persone con disabilità.

Raccolta foto e riprese video dei partecipanti (norme e permessi)

Raccontare e documentare con foto e video l’evento è importante, bisogna, però, porre attenzione al rispetto della normativa sulla privacy.

Disallestimento e pulizia dell’aerea occupata

Le aree dovranno essere riconsegnate in perfetto stato sia fisico che di pulizia, rimuovendo tutti i rifiuti ingombranti quali ad esempio pannelli, moquette, scatole, imballaggi e ogni altro materiale usato per l’allestimento.